Jak wybrać podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany jest elektronicznym odpowiednikiem podpisu odręcznego, który posiada pełną moc prawną i jest uznawany w całej Unii Europejskiej. Aby wybrać odpowiedni podpis kwalifikowany, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych kroków i kryteriów.

1. Zrozum, czym jest podpis kwalifikowany

- Podpis kwalifikowany to zaawansowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie, który jest wydawany przez akredytowanego dostawcę usług certyfikacyjnych.

- Umożliwia bezpieczne podpisywanie dokumentów, takich jak umowy, faktury czy wnioski urzędowe.

- Ma pełną moc prawną zgodnie z regulacjami eIDAS w UE.

2. Określ swoje potrzeby

Zanim wybierzesz dostawcę, odpowiedz sobie na pytania:

- jak często będziesz korzystać z podpisu kwalifikowanego?

- czy planujesz używać go wyłącznie w Polsce, czy również za granicą?

- jakiego rodzaju dokumenty będziesz podpisywać (umowy, dokumenty księgowe, wnioski urzędowe)?

- czy zależy Ci na przenośnym urządzeniu (np. token USB) czy na rozwiązaniu opartym na chmurze?

3. Wybierz dostawcę usług certyfikacyjnych

W Polsce działa kilku akredytowanych dostawców podpisów kwalifikowanych. Sprawdź oferty takich firm jak:

- Certum (Asseco Data Systems)

- EuroCert

Przy wyborze dostawcy zwróć uwagę na:

- koszt podpisu (certyfikat, urządzenie, dodatkowe usługi).

- okres ważności certyfikatu (zwykle 1, 2 lub 3 lata).

- rodzaje wsparcia technicznego oferowanego przez dostawcę.

4. Wybierz rodzaj podpisu

Dostawcy oferują różne rozwiązania techniczne:

- token USB: Podpis jest przechowywany na specjalnym urządzeniu USB. Wymaga instalacji sterowników i dedykowanego oprogramowania.

- karta chipowa z czytnikiem: Wymaga podłączenia czytnika do komputera.

- podpis w chmurze: Umożliwia podpisywanie dokumentów z dowolnego urządzenia, często z wykorzystaniem aplikacji mobilnych.

5. Koszty i opłaty

Porównaj ceny u różnych dostawców, biorąc pod uwagę:

- koszt początkowy certyfikatu.

- opłaty za przedłużenie ważności.

- dodatkowe koszty, np. za urządzenie USB, czytnik kart lub dostęp do aplikacji chmurowych.

6. Zamówienie i weryfikacja tożsamości

- zamów podpis u Nas wybranego dostawcy. Możemy to zrobić przez internet lub osobiście.

- aby uzyskać podpis kwalifikowany, musisz potwierdzić swoją tożsamość. Możesz to zrobić:

  - Osobiście, w punkcie obsługi klienta.

  - Przez wideoweryfikację, jeśli dostawca oferuje taką opcję.

7. Instalacja i konfiguracja

- po otrzymaniu certyfikatu i urządzenia (lub dostępu do podpisu w chmurze) zainstaluj oprogramowanie dostarczone przez dostawcę.

- w przypadku podpisu w chmurze zainstaluj aplikację mobilną i skonfiguruj swoje konto.

- przetestuj podpis, podpisując przykładowy dokument.

8. Utrzymanie i odnowienie certyfikatu

- regularnie sprawdzaj datę ważności swojego certyfikatu. Dostawca zazwyczaj przypomina o odnowieniu na kilka tygodni przed jego wygaśnięciem.

- certyfikat można odnowić online lub w punkcie obsługi klienta.

**Najczęściej zadawane pytania**

Czy podpis kwalifikowany można używać na różnych urządzeniach?

- Tak, ale w zależności od wybranego rozwiązania. Token USB wymaga instalacji sterowników, a podpis w chmurze pozwala na korzystanie z dowolnego urządzenia.

Czy podpis kwalifikowany jest bezpieczny?

- Tak, podpis kwalifikowany jest bardzo bezpieczny. Certyfikat jest szyfrowany, a dostęp do podpisu wymaga kodu PIN.

Czy podpis kwalifikowany działa poza Polską?  

- Tak, podpis kwalifikowany wydany przez akredytowanego dostawcę w Polsce jest uznawany w całej Unii Europejskiej.

Wybór podpisu kwalifikowanego zależy od Twoich potrzeb. Pomożemy dobrać rozwiązanie, które  ułatwi Ci załatwianie spraw urzędowych, podpisywanie umów i zapewni pełną zgodność z wymogami prawnymi.